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La firma de correo electrónico profesional: lo que debes saber

La firma de los correos electrónicos constituye una parte fundamental de la comunicación comercial. Esta información al final de cada correo permite al receptor de un mensaje identificar a su emisor y facilita el contacto. Mientras que la firma privada no está supeditada a ninguna norma y los datos proporcionados son voluntarios, los emisores de mensajes electrónicos comerciales han de cumplir con una cierta reglamentación.

La información de una firma de correo electrónico

Una firma para correo electrónico óptima es clara, contiene la información de contacto más importante y proporciona al receptor una impresión individual sobre el emisor. Incluyendo logos es posible usarla también para promocionar marcas.

Dependiendo del tipo de comunicación que se establezca, la firma de los mensajes electrónicos ha de contener unos elementos u otros.

Firma privada

Aunque a nivel privado la firma digital no es obligatoria, es una buena oportunidad para atraer la atención del interlocutor sobre canales de comunicación alternativos o sobre proyectos propios, como una página web o un blog. Los datos más habituales son:

  • Nombre y apellidos
  • Números de teléfono (fijo y móvil)
  • Dirección de correo electrónico
  • URL de la página web
  • Enlaces a perfiles en las redes sociales

Otros elementos opcionales como citas, aforismos, lemas o gráficos, aunque populares, deberían ajustarse a las circunstancias y al receptor y ser aplicados con cuidado. Lo que quizá en un entorno familiar o de amistad es bien recibido, puede ser motivo de desconfianza o enfado en el caso de ocasiones más serias como la búsqueda de trabajo o la comunicación con la administración.

Firma profesional de correo electrónico: datos obligatorios

Los correos electrónicos comerciales tienen la misma validez de las cartas comerciales y, como estas, han de contener ciertos elementos obligatorios, como son:

  • Nombre de la empresa y forma jurídica
  • Dirección postal completa
  • Datos de contacto (teléfono y fax)
  • Página web de la empresa
  • Cargo en la empresa

La firma para el correo electrónico puede incluir el eslogan de la compañía e incluso puede hacer referencia a ofertas, aunque hay que tener en cuenta que el objetivo principal de la firma es proporcionar información de contacto. Sin embargo, no se debería abusar del receptor convirtiendo la firma en una plataforma publicitaria. Se pueden incluir, si conviene, anuncios actuales o las fechas para las vacaciones.

Otro elemento de contenido muy extendido es el denominado disclaimer, un aviso legal que, en castellano, sería algo similar a esto:

“Este correo electrónico contiene información legal confidencial y privilegiada. Si usted no es el destinatario a quien se desea enviar este mensaje, tendrá prohibido darlo a conocer a persona alguna, así como reproducirlo o copiarlo. Si recibe este mensaje por error, notifíquelo de inmediato al remitente y deséchelo de su sistema.”

Este texto, en esta forma o en alguna de sus variaciones, sigue el ejemplo del aviso legal estadounidense, pero en el entorno español, este no tiene ningún valor legal. Con él, el emisor de un correo no se asegura ningún derecho legal que ya no esté cubierto por la legislación vigente.

Incluir un enlace a la política de privacidad de datos y al aviso legal en la página web de la empresa sería suficiente.

Una buena firma de correo electrónico

Una firma digital de correo electrónico profesional ha de leerse fácilmente y transmitir una imagen de seriedad. Se recomienda, por esto, decantarse por un diseño discreto supeditado a la estructuración clara de la información.

El siguiente ejemplo contiene todos los elementos obligatorios de una firma comercial, pero dispuestos de una forma que dificulta la lectura y la comprensión de los elementos más importantes.

Para mejorar esta firma se podrían crear párrafos. También se pueden usar elementos gráficos para separar información, dando claridad al bloque de texto.

Hoy en día, los programas de correo electrónico más habituales disponen de espacio suficiente para la firma, de forma que es posible usar espacio tipográfico en blanco para aumentar la legibilidad del texto.

Así, el ejemplo anterior, con un poco de “aire”, podría tener este aspecto:

Usar distintos tipos de letra, colores y tamaños de fuente discretamente también puede aumentar la legibilidad de la firma. El ojo humano reacciona ante contrastes, por lo que, bien aplicados, los estilos de formato permiten destacar determinados elementos de la firma. Aquí también es fundamental el “menos es más”.

No hay que olvidar que las firmas de correo electrónico con formato deberían ser creadas en formato de texto enriquecido o en HTML, aunque, a diferencia de lo que ocurre con firmas de texto normal, los mensajes en formato corren el riesgo de no poder ser leídos o de ser leídos de forma errónea por otros programas de correo. A la hora de crear una firma para correo desde cero, se debería comprobar su visualización en diferentes programas.

Si queremos transmitir una imagen de seriedad sería mejor decidirse por colores discretos y limitar la selección de fuentes a un máximo de dos diferentes. De lo contrario, no solo se influye negativamente en la legibilidad del texto, sino que podríamos sobrecargar al receptor o dar una sensación de excentricidad, que es precisamente lo contrario de lo que se busca, pues se corre el riesgo de no ser tomado en serio.

En algunos casos, es conveniente usar colores corporativos o la fuente principal de la compañía para transmitir coherencia con la imagen corporativa global. Sin embargo, es mejor distanciarse de un diseño como este:

Elementos opcionales de diseño

Hay muchas empresas que, para aumentar su reconocimiento visual, incluyen el logo u otros elementos que caracterizan a la imagen de la compañía en la firma. Para añadir un toque personal se puede incluir también, una foto del emisor (lo que no siempre agrada a todo el mundo).

La mayoría de programas de correo tienen dificultades con los elementos gráficos de las firmas. Aunque el formato HTML permita crear firmas de todo tipo, pueden ser visualizados de forma errónea o ser clasificados automáticamente como correo basura, lo que podría ocasionar la pérdida de información importante. Incluso siendo interpretados y visualizados correctamente, este tipo de correos suponen, ya de por sí, un inconveniente porque son una carga extra para la capacidad de almacenamiento del programa de correo o del servidor.

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