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Herramientas de gestión de proyectos: mejora tu productividad

El trabajo en equipo es una parte esencial del éxito de las empresas en la actualidad. Lo cierto es que cuanto mayor sea el número de participantes en un proyecto, más importante es también que la comunicación y coordinación entre ellos sea eficiente, de manera que solo se conseguirán resultados de calidad si las tareas han sido distribuidas de manera idónea y existe una buena comunicación entre los miembros del equipo. Para ello es necesario que todos reciban a tiempo los cambios importantes en el proyecto y dispongan de la información y los medios necesarios para llevarlo a cabo. Para mejorar el flujo de trabajo, cada vez más empresas recurren a las herramientas de gestión de proyectos, las cuales permiten trabajar de forma productiva y remota.

¿Qué es una herramienta para la gestión de proyectos?

Una herramienta de gestión de proyectos, como su nombre indica, es un software que incluye diferentes funciones para administrar proyectos y tiene como objetivo mejorar el proceso de trabajo. Por ello, dispone de herramientas específicas para tareas como la planificación, la organización o el análisis. Un software para la gestión de proyectos podría ofrecer las siguientes prestaciones:

  • Mapas conceptuales: muchas de estas herramientas están pensadas para asistir a los equipos en el proceso creativo a través de la elaboración de mapas conceptuales y otras funciones relativas al brainstorming, animando a los participantes de un determinado proyecto a compartir sus ideas y participar activamente en su conformación. Además, se puede incluir al cliente en este proceso, si este así lo desea y se le ha dado el acceso correspondiente a la herramienta.

  • Compartir archivos: uno de los pilares en los que se basa una herramienta para la gestión de proyectos es la posibilidad de compartir tablas, documentos y otros archivos con el resto de miembros. Muchas herramientas permiten almacenar los datos en una plataforma central, así como definir permisos de acceso individuales, de modo que todos los archivos importantes están disponibles en cualquier momento y desde cualquier lugar. Los directores o administradores del proyecto son los encargados de establecer a qué datos tiene acceso cada miembro.

  • Comunicación en tiempo real: muchas herramientas de gestión de proyectos poseen diferentes funciones que permiten la comunicación en tiempo real. Por ejemplo, en un panel de proyecto se pueden compartir las tareas o los avances del proyecto, y a través de los comentarios es posible aclarar dudas sobre cualquier cuestión de forma rápida y eficaz. Muchas aplicaciones se basan en formas tradicionales de comunicación como videollamada, mensajería instantánea o email, por lo que disponen de interfaces para programas tan conocidos como Outlook o Skype. Además, la mayoría de los proveedores permiten guardar los documentos en la nube, de forma que un mayor número de usuarios puede tener acceso a ellos al mismo tiempo.

  • Calendario compartido: no importa si se trata de una reunión de equipo, una importante llamada o una fecha de entrega: normalmente se recurre al email, las llamadas o los mensajes por chat para informar sobre fechas a tener en cuenta. No obstante, mediante estos medios es fácil también olvidarlas. Cuantas más citas tengamos, más complicado resulta recordarlas todas. Por este motivo, las herramientas de gestión de proyectos incluyen funciones de calendario por medio de las cuales se pueden compartir todas las fechas relevantes y visualizarlas en cualquier momento.

  • Herramientas de gestión: Un buen software para gestión de proyectos también permite al administrador del proyecto o al jefe del equipo planear de la mejor forma posible los diferentes procesos de trabajo sin por ello perder la visión de conjunto. Por este motivo, también existen componentes que permiten repartir y organizar los recursos de forma eficiente. Muchas de las herramientas ofrecen, asimismo, soluciones para poder documentar y valorar los avances en el proyecto. Si se usan en todos los departamentos, facilita la comunicación entre ellos.

Herramienta para la gestión de proyectos: Por qué merece la pena usarlas

Por supuesto, no es obligatorio usar una herramienta de gestión de proyectos para poderlos organizar o mejorar el proceso de trabajo. Es más, un equipo pequeño que trabaje en la misma oficina puede coordinarse sin un software específico, o simplemente haciendo uso de determinadas aplicaciones para ciertas actividades. No obstante, el valor de este tipo de software para mejorar la calidad del flujo de trabajo aumenta notablemente conforme crece el número de trabajadores, proyectos y colaboradores externos a la empresa, ya que facilita la visión general, sobre todo si se dirigen diferentes equipos y hay que tener en cuenta una gran cantidad de fechas de entrega.

En grandes empresas es complicado poder establecer un contacto directo con cada uno de los trabajadores para conocer el estado actualizado de los avances en su trabajo, pero si se configura un software para gestión de proyectos y se establece un determinado ritmo de trabajo, es posible ahorrar gran cantidad de tiempo y dinero, que podrá invertirse en otros departamentos de la empresa. Además, las aplicaciones para el intercambio de archivos permiten que en las grandes empresas sea posible compartir archivos en cualquier momento en toda la red. Además, se agiliza el trabajo conjunto con otros compañeros, ya que al usar una herramienta para la gestión de proyectos apropiada es más fácil integrar a los participantes en los procesos necesarios.

Tipos de herramientas de gestión de proyectos

En ocasiones, encontrar el programa que mejor se adapte a nuestras necesidades para mejorar el ritmo de trabajo resulta más difícil de lo que en un principio se puede pensar, debido principalmente a dos factores. Por un lado, las ofertas difieren considerablemente entre sí en función del tamaño y los costes de la herramienta, abarcando desde servicios altamente costosos hasta soluciones gratuitas, freemium o de código abierto. Además, algunas aplicaciones ofrecen un amplio abanico de funciones, mientras otras se centran en aspectos concretos. A ello hay que añadir la existencia de diferentes soluciones locales – alojadas en el propio servidor y que tienen como prioridad la seguridad – frente a aplicaciones online alojadas en el servidor del proveedor, en la nube o como SaaS, cuyo punto fuerte es el acceso remoto.

En esta elección también se puede tener en cuenta si el software para administrar proyectos realmente sirve para gestionar determinados programas o formatos de archivos que vayan a ser usados. A continuación se exponen algunas soluciones interesantes para la gestión de proyectos:

Asana

En 2011 se dio a conocer la herramienta para la gestión de proyectos Asana creada por el cofundador de Facebook Dustin Moskovitz y el programador Justin Rosenstein. Ambos desarrollaban anteriormente soluciones internas para mejorar el proceso de trabajo de la conocida red social, donde se forjó la idea de crear una herramienta autónoma. En el foco de esta aplicación web SaaS, alojada en los servidores de la empresa homónima, se sitúa la gestión de proyectos y tareas sin necesidad de usar una plataforma adicional de comunicación. Además de la aplicación web, a la que se puede acceder desde cualquier navegador común, también existen aplicaciones para iOS y Android. La versión básica de la herramienta es gratuita, pero sus funciones son limitadas frente a las ofrecidas en las modalidades de pago “Premium” (a partir de 9,99 dólares por usuario y mes) y “Enterprise” (precio a consultar).

Con Asana es posible organizar un espacio de trabajo propio para todos los equipos que se deseen, donde se pueden dirigir tantos proyectos como sean necesarios e incluir en ellos las tareas creadas, distribuidas y en desarrollo. De esta forma se permiten establecer fechas de entrega, insertar etiquetas para filtrar las tareas o adjuntar documentos y archivos locales desde Dropbox, OneDrive, Box o Google Drive. En el escritorio se obtiene una visión general sobre los diferentes proyectos y tareas, los cuales se pueden filtrar por orden alfabético, fechas de entrega o estado.

Otras características de esta herramienta de gestión de proyectos:

  • Un calendario propio para cada equipo
  • Chat de proyecto (Conversations)
  • Sistema de mensajería con archivo (Inbox)
  • Función deshacer
  • Sincronizar las tareas con software externo de calendarios
  • Función de impresión y exportación (CSV) de proyectos y tareas

La versión básica permite crear proyectos con un máximo de 15 participantes, por lo que cuando haya que dirigir equipos con un mayor número de integrantes será necesario recurrir a la edición “Premium”. Este paquete incluye además plantillas con las que se pueden crear proyectos con solo un clic, así como funciones ampliadas de búsqueda y de generación de informes, que facilitan el proceso de trabajo. El administrador tiene acceso también en este paquete a una serie de aplicaciones específicas que permiten un mayor control sobre el proyecto y los participantes. En la versión “Enterprise” se recibe además soporte exclusivo y permite asignar login basado en SAML (Lenguaje de Marcado para Confirmaciones de Seguridad) a todos los usuarios.

Ventajas Desventajas
Sistema de mensajería propio y posibilidad de instalar mensajería email Interfaz de usuario en inglés
Aplicaciones móviles para iOS y Android No existe una aplicación de escritorio
Gratis para proyectos de hasta 15 personas Los archivos se almacenan en un servidor americano

Trello

Tras casi un año de desarrollo, la empresa de software americana Fog Creek sacó al mercado en 2011 una herramienta de gestión de proyectos conocida como Trello, más tarde adquirida por la empresa de software Atlassian. El acceso a esta plataforma se realiza a través de la Web pero también existen aplicaciones móviles para iOS y Android, desde donde se pueden coordinar fácilmente las tareas a través de tableros. Además, Trello incluye otras funciones, como calendario y conexión a aplicaciones en la nube que se agregan a través de los llamados Power-Ups. La versión básica es gratuita, pero dispone de una selección limitada de utilidades, mientras que los paquetes “Business Class“ (a partir de 9,99 dólares por mes y usuario) y “Enterprise“ (alrededor de 20 dólares por mes y usuario ) permiten acceder a Power-Ups Premium tales como conexión con GitHub, Dropbox, etc.

Cuando se crea un nuevo tablero en Trello se tienen tres opciones. En el modo privado solo los usuarios añadidos manualmente pueden ver el tablero e introducir cambios, mientras que los tableros de equipo, sin embargo, son visibles de forma automática para todos los miembros que lo integran. Si se escoge la opción pública, todos los usuarios de la web pueden acceder al tablero a través del enlace correspondiente. No obstante, en ninguno de estos últimos casos se puede editar la herramienta a menos que, como ocurre en el modo privado, el administrador de proyecto agregue al usuario. La división de tareas se lleva a cabo a través de una serie de tarjetas, agrupables en diferentes listas, lo que permite mostrar el estado en el que se encuentra cada tarea. Esta herramienta de gestión de proyectos ofrece tres listas “To Do“, “In processing“ y “Ready “, aunque está permitido definir categorías propias e insertar listas adicionales. Las siguientes opciones están disponibles para el diseño de tarjetas individuales:

  • Clasificar a los miembros
  • Incluir una etiqueta (colores y plantilla opcional)
  • Adjuntar listas con todos los puntos que se deseen
  • Comentar
  • Establecer plazos para la realización tareas
  • Adjuntar enlaces o archivos (PC, Trello, Google Drive, Dropbox, Box, OneDrive)
  • Ver el registro de actividad
  • Cambiar a otra lista en el momento en el que se modifica el estado de la tarea

Si decides adjuntar archivos desde tu propio ordenador, dispones de un espacio de 10 MB por defecto. A partir del paquete “Business Class“, sin embargo, tienes a tu alcance hasta 250 MB. Además, permite controlar quién puede crear tableros públicos o privados, así como eliminar con un solo clic a aquellos miembros que ya no participen en el proyecto. En caso de que surjan problemas técnicos o preguntas, puedes mandar un email a una persona de contacto que responderá en un plazo máximo de 24 horas. Con la edición Enterprise este software para administrar proyectos garantiza protección adicional para tus proyectos a través de la autenticación en dos pasos, encriptado de datos, monitorización de software y la posibilidad de controles de seguridad personalizados.

Ventajas Desventajas
Fácil de instalar, manejo intuitivo No es posible cambiar la posición y las estructuras de las tarjetas en el tablero
Aplicaciones móviles para iOS y Android Archivos confusos
Opciones diversas para la elaboración y categorización de tareas Los archivos se almacenan en un servidor americano

Slack

En el año 2014 se creó la herramienta de gestión de proyectos Slack, simplificando desde ese momento la comunicación en empresas y agencias y encargándose de que todo usuario pueda acceder en cualquier momento a los servicios y recursos que necesita en su jornada de trabajo. De acuerdo con sus proveedores, más de ocho millones de usuarios activos en más de 100 países así como más de 35.0000 empresas utilizan Slack cada semana. Esta aplicación web también está disponible para iOS, Android, Windows y Windows Phone (Beta). Ofrece una versión gratuita (“Free“) y otras dos de pago con una suscripción mensual (“Standard“ y “Plus“), estas últimas caracterizadas por el enorme alcance de sus funciones.

Slack tiene como objetivo principal presentar al usuario una plataforma que ofrezca la mejor comunicación posible. Para ello se pueden instalar tantos canales como se desee, los cuales funcionan a modo de salas de chat. Al configurar este tipo de canales tienes la posibilidad de abrirlos a todos los participantes invitados o bien de definir manualmente quién puede acceder. Además, todos los miembros que estén inscritos en este software para administrar proyectos, pueden ponerse en contacto a través de mensaje directo, con los que no solo cabe la posibilidad de mandar mensajes de texto tradicionales, sino que también es posible compartir archivos (PC, Google Drive), intercambiar documentos (Google Docs) o fragmentos de código (HTML, CSS; C++, PHP, y muchos otros). Esta herramienta también ofrece la posibilidad de integrar servicios externos, existiendo interfaces para los siguientes servicios web:

  • Gestión de archivos: Google Drive, Dropbox, Microsoft OneDrive, Box
  • Comunicación: Google+ Hangouts, RSS, MailChimp, Skype
  • Desarrollo: GitHub, IFTTT, Zapier, JIRA Cloud, Nagios
  • Marketing: Statsbot, GrowthBot, Drift, Mention, Reveal
  • Productividad: Trello, Google Calendar, Asana, Simple Poll
  • Redes sociales & entretenimiento: GIPHY, Twitter, Bitmoji, Meme Bot
  • Diseño: InVision App, Zeplin, Lucidchart, RealtimeBoard

Cuantos más canales se usen para la administración y trabajo en un proyecto más difícil es también mantener la visión general, aunque gracias a la calidad de la función de búsqueda que ofrece esta herramienta es posible acceder a conversaciones y documentos específicos. En la versión gratuita la herramienta para la gestión de proyectos solo permite acceder a los últimos 10.000 mensajes y se pueden integrar hasta diez programas de servicios externos. Ambas limitaciones se amplían con el paquete “Standard” (a partir de 6,25 euros por usuario) que permite a un invitado unirse a los canales y proporciona características para implementar sistemas de doble autenticación y OAuth (Open Authentication). La versión “Plus” (a partir de 11,75 euros al mes por usuario) ofrece servicio de atención 24 horas los siete días de la semana con un tiempo máximo de respuesta de cuatro horas.

Ventajas Desventajas
Facilidad para compartir archivos, fragmentos de código y documentos Interfaz de usuario en inglés
Aplicaciones para iOS, Android, Windows y Windows Phone Los archivos se almacenan en un servidor americano
Diferentes interfaces a servicios externos Sin opción para crear diferentes equipos

Lifesize Cloud Video Conferencing

Desde el año 2003 la empresa estadounidense Lifesize viene desarrollando soluciones sencillas y escalables para llevar a cabo conferencias de audio, web y video. Según sus propios datos, más de 4.500 clientes en más de 100 países confían en estos productos de alta calidad, los cuales combinan las posibilidades de la nube con la eficaz tecnología de la cámara HD y la telefonía. Junto al uso de aplicaciones web para Chrome y los navegadores Microsoft existen también aplicaciones para iOS y Android, todas los cuales permiten una participación multidispositivo y remota en las reuniones. Esta herramienta de gestión de proyectos ofrece un periodo de prueba de 14 días tras pagar por uno de los tres paquetes existentes, estos son, “Core“, “Premium” y “Enterprise”. Este último permite entre otras cosas la retransmisión de videos en directo, así como grabar videoconferencias.

Lifesize ofrece dos posibilidades para empezar una conferencia de audio o de vídeo, bien mediante selección directa o creando y planeando una reunión “Meet-me”. Esto último es posible, por ejemplo, para el calendario de Google, la conexión por email o para cada cualquier calendario compatible con el formato ICS a través de la extensión de Chrome. Lifesize también permite crear un espacio de conferencias propio, al que puede invitarse a un máximo de 50 participantes con el plan Enterprise. La conexión se puede realizar a través de la aplicación de Lifesize en la nube, un dispositivo cliente, con un sistema de video H.323/SIP o mediante el teléfono. Este espacio permite hacer presentaciones en pantalla completa y silenciar a los participantes así como establecer de manera opcional un código de seguridad para entrar. Además esta herramienta para la gestión de proyectos ofrece lo siguiente:

  • Facilidad de agregar a otros miembros a conversaciones individuales para conferencias de grupo sin necesidad de establecer una nueva conexión.
  • Cantidad ilimitada de llamadas de clientes
  • Directorio de usuario y de reunión
  • Planificación de calendario para espacios de conferencias conectados (a partir de la versión “Premium”
  • Interfaces a sistemas de video consolidados y aplicaciones como Skype, Cisco o Polycom
  • Transmisión de señales y medios cifrados (128-Bit-AES)
  • Firewall transversal automático para una comunicación segura y en todas las redes

En esta herramienta de gestión de proyectos la función de retransmisión de videos en directo está disponible a partir del plan “Premium”, en la cual pueden participar hasta 10.000 telespectadores (en escritorio y móvil). Además, ofrece la seguridad necesaria para los permisos de visualización. El acceso a los vídeos está regulado por un sistema de permisos configurables, de forma que los participantes en una reunión reciben de forma automática acceso al material correspondiente. Junto con la reproducción autónoma en la plataforma es posible también descargar vídeos en formato MP4. Además los clientes de los paquetes “Premium” y “Enterprise” también se benefician de una oferta más amplia de atención al cliente (mayor tiempo de reacción, disponibilidad, atención telefónica, etc).

Ventajas Desventajas
Directorio de usuario y reunión No compatible con Firefox
Aplicaciones de escritorio para macOS y Windows así como aplicaciones de móvil para iOS y Android Sin modelo de pago por uso
Transmisión cifrada  

Basecamp

La empresa de Chicago 37 signals, hoy conocida como Basecamp, dio a conocer en 2004 una herramienta para la gestión de proyectos llamada Basecamp, que desde entonces ya cuenta con más de 2,5 millones de cuentas registradas. Con esta herramienta es posible gestionar tanto la comunicación interna de una empresa y la organización de sus proyectos, como el trabajo conjunto con otros socios comerciales, reuniendo de esta forma a todos los equipos, proyectos y grupos de trabajo en una única plataforma. El acceso a Basecamp se consigue a través de navegadores como Google Chrome, Safari, Microsoft Edge o Mozilla Firefox o mediante una aplicación de escritorio disponible para Windows y macOS, sin olvidar las aplicaciones para dispositivos móviles disponibles para iOS y Android.

La interfaz de usuario de Basecamp, que para los principiantes puede ser confusa, está formada por tres secciones: en la sección “Headquarter” (HQ), diseñada para la gestión de la empresa, tienen cabida todas las notificaciones internas, la información general y los archivos que han de estar a disposición de todos los trabajadores de la empresa. Bajo la denominación de “Teams” se pueden crear plataformas propias para los distintos departamentos, facilitando la comunicación y planificación por equipos. En “Projects” esta herramienta de gestión de proyectos muestra los diferentes proyectos y sus participantes. Independientemente de la sección, las siguientes funciones están siempre disponibles:

  • Campfire: chat individual para cada grupo
  • Tablero de mensajes: tabla de avisos con novedades y actualizaciones
  • To-dos: listas “To-do” en las que se presentan las fases de las tareas más importantes, incluyendo las fechas de entrega.
  • Plan: calendarios combinables con Google Cal, iCal o Outlook
  • Check-ins automáticos: consultas automáticas de estado (por día, semana o mes)
  • Documentos y archivos: ubicación central de archivos, documentos y enlaces a Google Docs, que se pueden estructurar a través de carpetas.

Antes de decidirse por comprar este software para administrar proyectos , Basecamp admite un periodo de prueba gratuito de un mes. Comparado con otras soluciones, la empresa presenta unos modelos de precios bastante inusuales: mientras que normalmente se paga por usuario, este software cuesta siempre 99 dólares al mes, o 999 dólares al año si se paga de forma anual, independientemente de si dirige un equipo de 10 trabajadores o una empresa de más de 500. Además, no tiene coste alguno para estudiantes e incluye rebajas para las asociaciones benéficas y sin ánimo de lucro.

Ventajas Desventajas
Características inmejorables para el trabajo y gestión de proyectos Interfaz de usuario en inglés
Actualización automática sobre el estado de las tareas Los archivos se almacenan en un servidor americano
El precio no depende del número de usuarios Difícil acceso

HipChat

Los desarrolladores Chris Rivers, Garret Heaton y Pete Curley lanzaron en el año 2010 la primera versión oficial de la herramienta para la gestión de proyectos HipChat que ofrece a los usuarios servicio de primera calidad en una plataforma de comunicación basada en salas de chat. Casi dos años después de su lanzamiento, la empresa Atlassian compró la herramienta, por lo que desde entonces es esta la que se encarga de su desarrollo y distribución. El acceso a HipChat es posible a través de la web mediante los buscadores más comunes, además de las aplicaciones existentes para Windows, macOS, Linux, Android y iOS. La versión básica de HipChat es gratuita, aunque al ingresar por primera vez también se puede probar sin coste alguno la versión HipChat Plus durante un mes (a partir de 2 dólares por mes y usuario).

Cualquiera de los usuarios que se agregue a una cuenta de HipChat puede crear salas de chats privadas o públicas, permitiendo de esta manera usar mensajes de texto para conversaciones grupales con un número limitado de participantes o en conversaciones individuales. Además es posible compartir archivos, contando la edición gratuita con un espacio de 5 GB. Los clientes de la versión de pago también tienen la posibilidad de establecer videochats, compartir la pantalla para realizar diferentes demostraciones, ver el historial de mensajes y buscar a través de él. Independientemente de la versión que se utilice es posible integrar gran cantidad de interfaces a servicios externos que incluyen funciones adicionales. Entre otros podemos encontrar los siguientes servicios:

  • Dropbox
  • Facebook
  • GIPHY
  • Google Calendar
  • GitHub
  • Editor de imágenes (Adobe Creative SDK)
  • HTML Canvas
  • MailChimp

Los servicios que aparecen en el listado se pueden insertar fácilmente a través de “Add integrations”, para más tarde acceder a ellos a través del comando reconocido o de su tecla en el menú de la sala de chats seleccionada. Además HipChat permite configurar salas de chat para miembros invitados. De esta forma podrá añadir a sus conversaciones a otros usuarios que no estén en su cuenta, como pueden ser socios de negocios. Tras la activación puede invitarlos a través de un enlace individual generado automáticamente. También es posible alojar este software para administrar proyectos en el propio servidor. La solución Enterprise que ofrece Atlassian bajo el nombre de HipChat Data Center tiene la ventaja de gestionar los archivos propios y de poder ajustar la herramienta a las propias necesidades.

Ventajas Desventajas
Gran cantidad de interfaces a servicios externos de utilidad Interfaz de usuario en inglés
Independiente de la plataforma (aplicaciones para Web, escritorio y dispositivos móviles) Sistema de notificación costoso
Posible alojamiento en un servidor propio Soporte de vídeo uno a uno

Wrike

La herramienta de gestión de proyectos Wrike es el producto clave de la firma con el mismo nombre, creada en California en 2006 y premiada varias veces por sus logros en las áreas de gestión de proyectos, gestión del trabajo y crecimiento de empresas. Con prestaciones que se encargan de regular la comunicación, la transparencia y la responsabilidad en los proyectos, este software está diseñado de acuerdo con su proveedor para equipos de marketing, de creación, de gestión y desarrollo de proyectos, entre otros. Junto a la versión gratuita, disponible para un máximo de cinco usuarios, Wrike ofrece planes más especializados. Tal es el caso de “Professional” (a partir de 9,80 dólares por mes y usuario), “Business” (a partir de 24,80 dólares por mes y usuario) o “Marketing“ (a partir de 34,60 dólares por mes y usuario) que hacen hincapié en diferentes puntos. Se puede acceder a esta herramienta a través de aplicaciones web, de escritorio (Windows, macOS) y de dispositivos móviles (iOS, Android).

Cualquier proyecto creado con esta herramienta puede dividirse fácilmente en tantos subproyectos como sea necesario. Las tareas individuales pueden organizarse a través de carpetas y calendarios, cuya visualización en forma de línea temporal es posible a partir del paquete “Profesional“, permitiendo conocer las actualizaciones y avances de cada uno de los usuarios. Estas actividades se ven reforzadas gracias a funciones de LiveStream, el control de versiones y el guardado común de archivos (a partir de 2 GB), lo que permite guardar y enlazar documentos. Para que no tengas que crear cada tarea desde cero, la aplicación ofrece una práctica función de copiado que permite duplicar de forma muy fácil aquellas tareas o proyectos que se repiten. Como algunas de las otras soluciones presentadas, las funciones de Wrike pueden ser ampliadas a través de las siguientes integraciones:

  • Compartir archivos: Google Drive, Box, Dropbox, Microsoft OneDrive
  • Desarrollo: Jira, GitHub
  • Asistencia: Zendesk, SurveyMonkey
  • Contabilidad: Harvest, QuickBooks
  • Chat/Mensajería: Slack, HipChat, Microsoft Teams
  • Inicio de sesion único: SAML, Okta, Bitium
  • Redes sociales: LinkedIn

La versión básica de Wrike se adapta a pequeños grupos de hasta cinco personas que pretendan facilitar la organización de su trabajo con una solución de software. Aquellos con un nivel mayor de exigencia habrán de recurrir al menos al plan “Professional”, que ofrece un espacio de almacenamiento de 5 GB, cuadros de mando divididos, así como un número ilimitado de licencias para colaboradores. También se oferta el plan “Business”, con el que se dispone de un espacio de almacenamiento de 50 GB y permite administrar recursos, permisos y grupos de usuario, usar plantillas de informes o individualizar el propio espacio de trabajo. Si te decides a probar Wrike, esta empresa ofrece un periodo de prueba gratuito para cualquiera de sus planes, tras el cual deberás proceder al pago si quieres utilizar alguno.

Ventajas Desventajas
Función de copiado por tareas y proyectos que se repiten Relativamente caro
Aplicaciones para Windows, macOS, iOS y Android Los archivos se almacenan en un servidor americano
Temporizadores visuales de tareas (a partir del plan Professional) Interfaz de usuario poco intuitiva

Tabla comparativa de herramientas para la gestión de proyectos

  Programador Año de publicación Idioma Apps Peculiaridad  
Asana Asana 2011 inglés iOS, Android Sistemas de etiquetas para filtrar tareas  
Basecamp Basecamp 2004 Inglés Windows, macOS, iOS, Android Consulta de estado automática  
HipChat Atlassian 2010 Inglés Windows, Linux, macOS, iOS, Android Es posible alojarlo en un servidor propio  
Lifesize Cloud Lifesize 2014 Español Windows, macOS, iOS, Android0 Función de Livestreaming  
Slack Slack 2014 Inglés Windows, iOS, Android, Windows Phone Se pueden compartir fragmentos de código  
Trello Atlassian 2011 Español iOS, Android Diseño personalizable  
Wrike Wrike 2007 Español Windows, macOS, iOS, Android Actividades en Stream y control de versiones  

Herramientas